开放组织是一种社会活动,旨在通过向公众开放组织的工作场所或工作程序,增进公众对组织的了解,建立公众对组织的信任和好感。这种活动始于20世纪60年代,由英国化学工业联合会发起,并迅速在全球范围内得到推广。
目的
开放组织的主要目的是为了扩大组织的知名度,维护和提升组织的声誉。此外,它还有助于澄清一些事实真相,促进公众对组织的理解和支持。同时,开放组织也是加强组织与公众之间关系的重要途径。
内容
开放组织的内容涵盖了组织的各个方面,包括生产设备和工艺流程、环境保护、管理措施、员工素质、产品品质、服务质量、娱乐设施、福利待遇、卫生条件、成果展示以及高层管理人员的能力等。开放组织的形式有两种:一种是日常的对外开放,另一种则是特定日期的“开放日”。
筹划
成功的开放组织活动不仅有助于提高组织的知名度和美誉度,还能增强组织成员的归属感和凝聚力。为此,许多组织都将开放组织视为公共关系策略的一部分。在筹备开放组织活动中,需要注意以下几点:
- 明确活动的目的,以此为基础制定宣传活动的形式和内容,确定开放的时间和范围。
- 规定合理的参观路线和地点,确保开放区域既能全面展现组织的情况,又不影响日常工作,并妥善处理公开与保密的关系。
- 选择合适的开放时间,通常结合组织的特别日子,如周年庆、开业典礼等,或是工作日,若选在节假日,则需确保相关服务到位。
- 制作高质量的展览资料,包括展品、展板、展室布置、标语、图片、图表、解说词、印刷品和纪念品设计等,突出组织的独特风格。
- 掌握参观人数,可通过预先联络、邀请等方式掌握大致人数,对于重要嘉宾应逐一确认。
- 做好接待工作,准备充足的宣传品和公关礼品,配备专业的接待人员和完善的接待设施,为参观者提供全方位的服务。
- 对参观过程进行全面规划,尤其注重细节,确保每位参观者都能获得良好的体验。
实例
广州开放式宾馆
广州的多家宾馆和酒店实行开放式经营,即使是曾经接待过多国元首的白天鹅宾馆也不例外。这些宾馆仅限制衣冠不整的访客进入,其他地方均允许公众自由参观。除客房外,餐饮、购物、娱乐、休闲等公共场所均可供游客使用。无论身份高低,游客都可以享受平等的服务。宾馆内外部装修兼具西式时尚和中式传统元素,吸引了众多游客前来观赏。开放政策使得广州的宾馆和酒店生意兴隆,住房率保持在70%以上,营业收入逐年增长。